Wer heute das Wissen hat
Der Lagerleiter. Er weiß, welche Lieferung genauer angesehen wird: bei welchem Lieferanten, bei welchem Teil, nach welcher Erfahrung. Diese Unterscheidung steht in keiner Anweisung, die jeder Mitarbeiter am Tor zur Hand hat. Sie steckt in seinem Kopf.
Ist er nicht da, fehlt die Regel, nach der unterschieden wird. Die Vertretung muss raten.
Was der Agent vorbereitet
Der Agent gleicht Lieferschein und Bestellung ab. Er legt den Prüfumfang je Lieferant fest, nach den Regeln, die der Lagerleiter bestätigt hat. Weicht etwas ab, meldet er es.
Er nimmt keine Ware an und sperrt nichts von sich aus. Er legt vor, was er gefunden hat, und welche Regel er angewendet hat.
Wer entscheidet
Die Wareneingangsprüfung. Sie sieht den Abgleich, den vorgeschlagenen Prüfumfang und die gemeldete Abweichung. Sie entscheidet, ob die Lieferung angenommen wird. Jeder Lauf ist protokolliert.
Wie ich dabei vorgehe
Ich nehme den Ablauf am Arbeitsplatz auf, mit denen, die ihn täglich machen. Ich frage nach, wann eine Lieferung genauer angesehen wird, und schreibe jede Regel auf, auch die Ausnahme für eine Lieferung ohne Zeugnis. Wer nichts voraussetzt, fragt nach.
Der Lagerleiter prüft die Regeln, bevor gebaut wird. Danach steht der Ablauf im System statt im Kopf. Das ist, was ich meine, wenn ich sage: Ich hole Abläufe aus den Köpfen Ihrer Leute in ein System.
Wie viele Stunden der Wareneingang bei Ihnen im Jahr bindet, rechnen wir im Gespräch aus, mit Ihren Zahlen. Ich nenne keine Stundenzahl, die ich nicht kenne. Wofür die frei werdende Zeit eingesetzt wird, entscheiden Sie: weniger Rückstau am Tor, mehr Zeit für die Lieferungen, die es brauchen.
Normbezug: ISO 9001:2015, Abschnitt 8.4
Abschnitt 8.4 trägt die Überschrift „Steuerung von extern bereitgestellten Prozessen, Produkten und Dienstleistungen“. Der Wareneingang ist die Stelle, an der ein Betrieb sieht, was von außen ankommt. Der Agent hält fest, wie die Prüfung gelaufen ist. Die Prüfung selbst bleibt bei Ihren Leuten.
Rechnen Sie den Ablauf mit Ihren Zahlen
Wie viele Stunden dieser Ablauf Sie im Jahr kostet, rechnen Sie im Stunden-Rechner mit vorausgewähltem Ablauf aus. Er nimmt nur, was Sie eintragen.