Wer heute das Wissen hat
Der Kalkulator. Er weiß, bei welchem Kunden anders gerechnet wird. Diese Regel steht in keiner Anweisung und in keinem Warenwirtschaftssystem. Sie steckt in seinem Kopf, und sie wird bei jeder Anfrage gebraucht.
Solange er da ist, fällt das nicht auf. Ist er im Urlaub oder krank, bleibt die Anfrage liegen, oder jemand rechnet nach Gefühl. Das Problem liegt nicht in der Rechnung, sondern darin, dass die Regel nirgends steht.
Was der Agent vorbereitet
Der Agent liest die Anfrage. Er sucht ähnliche Aufträge heraus und rechnet nach den aufgeschriebenen Regeln vor. Die Sonderfälle markiert er, damit sie nicht untergehen.
Mehr tut er nicht. Er schickt kein Angebot los und legt keinen Preis fest.
Wer entscheidet
Die Kalkulation oder die Vertriebsleitung. Sie sehen die Vorrechnung, prüfen sie und entscheiden, was in das Angebot kommt. Jeder Lauf des Agenten ist protokolliert, auch die Regel, die er angewendet hat.
Wie ich dabei vorgehe
Ich nehme den Ablauf auf wie ein Qualitätsmanagementbeauftragter: im Gespräch am Arbeitsplatz, nicht am Schreibtisch. Ich bin nicht vom Fach, und das hilft. Wer nichts voraussetzt, fragt nach. So kommen auch die Regeln auf den Tisch, die dem Kalkulator selbstverständlich sind.
Die Regeln stehen danach schriftlich vor Ihnen, mit den Sonderfällen. Ihre Leute prüfen sie, bevor ich baue. Ich hole den Ablauf aus den Köpfen Ihrer Leute in ein System.
Wie viele Stunden im Jahr bei Ihnen in der Kalkulation stecken, rechnen wir im Gespräch aus, mit Ihren Zahlen. Ich schätze nichts für Sie. Was diese Stunden danach wert sind, hängt davon ab, wofür Sie sie einsetzen: ein Angebot mehr, schnellere Antwort an den Kunden, eine Überstunde weniger. Das legen Sie fest.
Normbezug: ISO 9001:2015, Abschnitt 8.2
Abschnitt 8.2 trägt die Überschrift „Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen“. Hier liegt die Anfrage, die ein Betrieb prüft, bevor er ein Angebot abgibt. Ein Agent ersetzt diese Prüfung nicht. Er hält fest, nach welchen Regeln sie gelaufen ist.
Rechnen Sie den Ablauf mit Ihren Zahlen
Wie viele Stunden dieser Ablauf Sie im Jahr kostet, rechnen Sie im Stunden-Rechner mit vorausgewähltem Ablauf aus. Er nimmt nur, was Sie eintragen.